【実例で解説】補助金の「事前着手」はなぜダメ？システムの要件定義・内装の契約はいつからならよいか

「採択されたら、すぐに作業を始めてよいのか」「業者に早めの契約を勧められたら、どうすればよいのか」。補助金で投資をするとき、多くの会社が迷うのが「いつから契約してよいのか」です。

この記事で取り上げる2つの補助金には、交付決定（補助金を出すことが正式に決まること）より前に契約・発注した経費は対象にしない、という決まりがあります。交付決定の前に始めることを「事前着手」といい、どちらの補助金でも認められていません。先に契約した経費は、まるごと自己負担です。注文書を出すことだけでなく、補助の対象にする作業を先に始めることも、同じ問題になりえます。

当社が支援した2つの事例をもとに、この線引きを具体的に見ていきます。

• D社：人材関連のサービス会社。社内の業務を管理する専用システムの開発を委託する計画（省力化投資補助金・一般型）
• E社：整体院を営む会社。借りる物件にジムを開くため、内装工事などを計画（新事業進出・ものづくり商業サービス補助金の新事業進出枠。以下「新事業進出・もの」）

どちらも、申請を準備した段階の話です。省力化投資補助金の計画づくりの全体はC社の事例紹介に、建物の工事を含む交付申請の流れはA社の事例紹介にまとめています。

この記事で分かること

• 公式資料に書かれている「着手」の線
• 要件定義や内装を、交付決定のあとに回す計画書の書き方
• 交付決定までの準備、日程の組み方、チェックリスト

※ページは、当社が参照した版のPDFのページ番号です（印刷されたページ番号とずれることがあります）。省力化の「交付申請の手引き」は、参照した時点で最新だった前の回の公募向けの版で、事業の期間がこの記事で引いた公募要領と違います。期間は公募要領に従ってください。公募の回によって内容が変わるので、申請する回の最新の公募要領・手引きで確かめてください。

前提：採択のあとに「交付申請」と「交付決定」がある

採択（審査に通ること）されても、すぐに事業を始められるわけではありません。採択のあと、交付申請（見積などを出して、補助の対象にする経費を事務局に確かめてもらう手続き）を経て交付決定を受け、ようやく契約・発注ができます。そのあと納品・検収（届いた物を確かめて受け取ること）と支払いを終え、実績報告（何にいくら使ったかを証拠の書類とともに報告する手続き）を出します。

※省力化：公募要領 p.26・p.27。新事業進出・もの：公募要領 p.9・p.54・p.56・p.57。新事業進出・ものの革新的新製品・サービス枠は、交付決定から10か月（採択発表から12か月）です（公募要領 p.8）。

実績報告の期限は、どちらも、完了から30日以内か完了の期限日の、早いほうです（省力化：応募申請の手引き p.9、新事業進出・もの：公募要領 p.57、よくある質問 Q34）。完了の期限日は、事業の期間の最後の日です（省力化：交付規程 第6条、新事業進出・もの：応募申請ガイド p.20）。新事業進出・ものは、期間内に支払いまで終え、報告は遅くとも完了の期限日までに出します（公募要領 p.56・p.57）。期限までに報告を出さないと、交付決定の取消の対象になります（省力化：交付規程 第23条、新事業進出・もの：公募要領 p.57）。支払いを期限日ぎりぎりにすると、報告が間に合いません。省力化は、完了日までに設備を使い始めていることも必要です（応募申請の手引き p.23）。

事業の期間は交付決定の日から始まり（省力化の交付規程 第6条）、採択発表から数えた外側の期限もあります。交付申請が遅れるほど、使える期間は短くなります（新事業進出・もの 応募申請ガイド p.20）。

なぜ事前着手はダメなのか：決まりの組み立てから見る

公式資料に、禁止の理由そのものは書かれていません。ただ、決まりの組み立てを見ると、交付決定の前の契約の位置づけが分かります。

• 経費は交付申請で確かめる：補助の対象にする経費は、交付申請のときに事務局が精査します（新事業進出・もの 公募要領 p.55）。発注先は、見積の中でいちばん安い価格を出した会社を選ぶのが決まりです。発注先1社あたりの見積の合計が50万円（税抜）以上なら、同じ条件の相見積（比べるために別の会社から取る見積）も取ります（省力化 交付規程 第14条、新事業進出・もの 公募要領 p.55）。
• 対象は交付決定の日以降の契約だけ：省力化は「交付決定を受けた日付以降に契約(発注)等を行い、補助事業実施期間内に支払いを完了したもの」に限ります（公募要領 p.20）。新事業進出・ものも、交付決定日より前に契約（発注を含む）した経費は対象外です（公募要領 p.56）。

交付決定の前の契約は、事務局が確かめる前に、事業の期間の外で決まった経費です。省力化の公募要領は「いかなる理由であっても事前着手は認められません」と書き（p.22）、新事業進出・ものも、よくある質問で「事前着手は認められていません」と答えています（Q41）。

しかも、どちらの補助金も、応募時に計上していない経費を交付申請で足すことはできません（省力化では、設備に付随するオプションや周辺機器は、計画が変わらない範囲で認められます）。新事業進出・ものでは、減額で補助金が下限（新事業進出枠は750万円）を下回ると、採択取消です（省力化 交付申請の手引き p.21、新事業進出・もの 公募要領 p.55）。

どこからが「着手」か：資料に書かれている線

• 見積：省力化は、採択されたら「業者の選択、相見積もりの取得等」の準備を始めるよう案内しています（応募申請の手引き p.9）。新事業進出・ものは、見積書を交付申請で出し（よくある質問 Q45）、準備の段階で複数の見積を取っておくと速やかに始められるとしています（公募要領 p.55）。
• 仕様書など：省力化は、応募時に仕様や積算の根拠が分かる書類（参考見積書、カタログ、提案書、仕様書など）を求めつつ、「書類の取得にあたっては事前着手に抵触することのないよう」と注意しています（公募要領 p.27）。システム構築費は交付申請で仕様書が必須で、その取得費用は補助の対象外です（交付申請の手引き p.23）。
• 契約・発注：「交付決定前に契約（発注）等を行わないようご注意ください。いかなる理由でも事前発注は認められません」（省力化 応募申請の手引き p.9）。リース契約も同じです（省力化 よくある質問 p.8）。
• 納品・検収・支払い：新事業進出・ものは、交付決定の前の納品・検収・支払いも、応募の前の発注も対象外です（よくある質問 Q35）。省力化は、契約から支払いまでを正しい順序で行うよう求めています。契約で決めた着手金などの先払いも、請求は契約より後でなければなりません（実績報告の手引き p.8）。

新事業進出・ものの公募要領は、対象外になるものを「製品の購入や役務の提供に係る契約（発注を含む）等」と書いています（p.56）。役務とは人が行う作業やサービスのことで、開発会社が行う要件定義や設計もその一つです。

一方、見積の依頼と契約の間のやり取り（「この会社に頼む予定です」と伝えるなど）が、どこから契約・発注に当たるかは、資料に書かれていません。迷うものは自分で判断せず、事務局に確かめましょう。

事例1：要件定義を委託費に入れたD社　「契約のあとに要件定義」に直す

何が問題になりそうだったか

D社には、このシステムを社内で開発する体制がなく、専用システムの開発を開発会社にすべて委託する計画でした。計画書の仕上げの段階で、システムの内訳が工程や機能ごとに分かれ、それぞれに金額が入りました。その1行目が「要求分析・要件定義・基本設計」です。要件定義（何を作るかを決める作業）が、開発会社への委託費として補助の対象に入っていることが、はっきりしたわけです。

ところが、計画書の文章は前の書き方のままでした。

• 「当社（D社）は要件定義・受入試験・現場定着のみを担い…」
• 「（自社の担当者が開発会社と）機能要件・画面要件を確定し、…交付決定後に発注・契約する」

2つ目の文は「要件を確定してから発注する」と読めます。補助の対象に入れた要件定義を、交付決定・契約の前に始める、つまり事前着手と見られるおそれがありました。1つ目の文からは、誰が要件定義をするのか分からず、自社の作業の分まで補助の経費に入っているのでは、とも読まれかねません。当社は、ここを必ず直す点に挙げ、直し方を提案しました。

あわせて当社は、見積の内訳が計画書と同じか、「契約→要件定義→設計→開発→検収」の順番と時期で問題ないかを、開発会社に確かめる事項に挙げました。

最終の計画書で変わったところ

• 進め方の文：「交付決定後に開発会社へ発注・契約する。契約後、開発会社が要求分析・要件定義・基本設計と詳細設計を行い、自社の担当者が参画して機能要件・画面要件を確定する」の順になりました。
• 役割分担：自社は「業務要件の提示・受入試験・現場定着」、開発会社は「要求分析・要件定義から設計・開発・データ移行までの全工程」となり、開発会社の欄が見積の作業範囲とそろいました。
• 担当者の欄：自社の責任者の担当が、「要件定義・仕様策定」から「要件定義への参画（業務要件の提示・仕様の確認）」に変わりました。
• スケジュール図：「①仕様の確定（要件定義）②発注・契約」が、「①発注・契約 ②要件定義・設計」に入れ替わりました（月の位置はそのまま）。

スケジュール図で交付決定より前にあるのは、社内の検討（目的と目標、現場の課題と改善の方針、計画書、体制と予算）だけです。計画書では、開発期間を「要件定義から検収まで」とし、事業の期間の上限の半分ほどに収めて、余裕を残しています。遅れたときは、機能に優先順位をつけて段階的に使い始める対策も書かれています。

関係する公式の決まり（システムの開発）

• 省力化でシステム構築費を計上すると、採択後に仕様書などを求められることがあり、実績報告では要件定義書（費用の見積書を含む）か開発費用の算出資料（作業単価・工数など）を出します（公募要領 p.20）。「要件定義書に応じた内容で作業が実施されたこと」も確かめられます（交付申請の手引き p.23）。
• 実績報告のチェックリストには、証拠書類の日付が手続きの流れどおりか、という項目があり、契約書は交付決定日以降のものかを確かめられます（実績報告の手引き p.18・p.21）。
• 「極端に開発期間の短いシステム構築等」は、遂行が難しい事業の例として対象外に挙がっています（公募要領 p.15）。要件定義を契約のあとに置くなら、その期間も見込みます。
• 新事業進出・ものでも、100万円（税抜）以上のシステム構築費は、実績報告で要件定義書か開発費用の算出資料が要ります（公募要領 p.29）。

事例2：借りる物件の内装を、交付決定のあとに発注するE社

E社は整体院を営む会社です。新しい事業として、借りる物件にジムを開く計画です。物件は内装のない状態で借りるため、内装工事（建物費）が要ります。計画書では、トレーニング機器（機械装置・システム構築費）と、開業のときの広告も、補助の対象の経費として挙げています。

当社は計画づくりの相談を受ける中で、内装がまだ契約前であることと、交付決定のあとに発注することを、E社に確かめました。E社の計画書には、次のように書かれています。

• 計画書の本文：「内装・機器・広告は交付申請時に3者以上の見積を取り、交付決定後に発注する」
• 経費の欄：内装は「施工会社の概算見積をもとに算定した額で、交付申請時に3者以上の見積を取り確定する」としています。機器の欄にも「交付申請時に3者以上の見積で確定する」とあります。
• 資金の図：「発注は交付決定の後とし、補助金の入金までは自己資金で立て替える」と書き添えてあります。

E社が申請の前に受け取ったのは概算の見積で、契約ではありません。正式な相見積は交付申請のときにそろえ、その中から発注先を決めます。選ぶのは、いちばん安い価格を出した会社です（公募要領 p.55）。交付決定のあとの流れは、計画書のスケジュールで次の順になっています。

1. 交付決定・事業の開始
2. 工事の図面と、建物の手続きの確認
3. 交付申請で集めた見積から、内装・機器の発注先を決める（仕様は交付申請時の見積で確定）
4. 内装の発注・着工、機器の発注
5. 内装の完了・引渡し → 機器の設置・試しの運営
6. 開業・開業時の広告
7. 支払いの完了（補助事業の完了）→ 実績報告

関係する公式の決まり（建物の工事など）

• 建物費は、入札か相見積が必要です（新事業進出・もの 応募申請ガイド p.34）。建設業の許可が必要な規模の建物では、許可を持たない業者の見積は認められません（公募要領 p.55）。
• 広告宣伝・販売促進費は、金額にかかわらず複数の会社の見積が必要で、交付決定のあとの発注・契約が前提です（公募要領 p.32）。
• 交付申請のときに計画書のスケジュールどおりに進んでいないと、遅れの理由や事業を進められるかを確かめられます。交付決定の前に、採択された計画を変えることもできません（公募要領 p.54）。
• 交付決定のあとの細かな手続きは「補助事業の手引き」で示される予定です（公募要領 p.54で後日公開予定とされています）。

交付決定までに進めてよい準備・避けること

進めてよい準備

• 社内での検討：目的・目標、課題と改善の方針、計画書の作成、体制、予算の整理。D社がスケジュール図で交付決定の前に置いたのは、これだけです。
• 業者探しと見積集め：発注先1社あたりの見積の合計が50万円（税抜）以上なら、同じ条件の相見積を交付申請までにそろえます。数は、省力化が原則2者以上（交付申請の手引き p.13・p.14）、新事業進出・ものは3者以上が必要です（公募要領 p.55）。どちらも、いちばん安い価格を出した会社を選びます。建設業の許可が必要な規模の工事は、許可を持つ会社から取ります。
• 相見積がそろわないとき：省力化で相見積を取らずに1社に決めてよいのは、発注の内容の性質から、2者以上の見積を取るのが難しい場合です（公募要領 p.25）。認められる理由は、特許などの権利や独占販売で、売り手が限られていると客観的に分かるものです。「近くに発注先が見つからない」「前から付き合いがある」「アフターフォローが充実している」などは、認められない例に挙がっています。見積の依頼は、1社に決めるときも必ず2者以上に出します（交付申請の手引き p.15）。1社に決めるときや、いちばん安い会社を選ばないときは、理由書と、価格が妥当だと示す書類が要ります（交付規程 第14条）。新事業進出・ものの公募要領・応募申請ガイド・よくある質問には、3者そろわないときの例外は書かれていません。そろいそうにないときは、早めに事務局に確かめましょう。
• 見積の有効期限：省力化では、見積書は交付申請の時点だけでなく、発注の時点でも有効である必要があります（交付申請の手引き p.13）。交付決定が延びても切れない期限にしてもらいましょう。

交付決定の前に避けること

• 契約書を結ぶ、注文書（発注書）を出す、リース契約を結ぶ
• 補助の対象に入れた作業を始めてもらう（D社なら要件定義、E社なら内装の着工）
• 納品を受ける、検収する、支払う
• 計画書の文章やスケジュール図で、これらを交付決定より前に置く

スケジュールの組み方：交付決定の日を起点に並べる

1. 交付決定の時期を見込む：交付申請は採択発表から2か月以内です。交付申請から交付決定までの標準的な期間は、省力化が60日です（交付規程 第10条）。新事業進出・ものは約30日が目安で、直しが要ればさらにかかります（申請様式「応募申請画面インポート用フォーマット（スケジュール）」の「はじめに」）。どちらも、不備が続けば使える期間が短くなります（新事業進出・もの よくある質問 Q1、省力化 交付申請の手引き p.9）。
2. 「発注・契約」は交付決定のあとに置く：その前は社内の検討と見積集めだけにし、要件定義・設計・着工などは契約のあとに並べます。
3. 終わりから逆算して余裕を残す：期間内に、契約から支払い・実績報告の提出までを終えます（どちらも、報告の期限は遅くとも完了の期限日です）。実績報告を出す日数も残しておきます。省力化の計画書には、設備の取得時期などの詳しいスケジュールが要ります（公募要領 p.29）。
4. 計画書・スケジュール図・見積をそろえる：D社で見つかったのも、この3つの食い違いでした。
5. 支払いの資金を用意する：補助金は、実績報告を経て額が決まってからの支払いです（省力化 交付申請の手引き p.8、新事業進出・もの よくある質問 Q34）。E社は、入金までは自己資金で立て替える計画です。

チェックリスト：計画書を出す前・交付決定の前に確かめること

• すでに契約・発注・支払いをした経費：補助の対象に入れていないか（応募の前のものも対象外）。
• 先に始めがちな作業：要件定義・設計・図面・着工などを補助の対象に入れるなら、契約のあとに行う流れにしたか。
• 計画書の言い回し：「〜を確定してから発注する」など、交付決定の前に作業を始めると読める文がないか。
• 役割の書き分け：自社がすること（業務要件の提示・確認・受入試験）と、委託先がすること（要件定義・設計・開発）を分けたか。
• スケジュール図の順番：「発注・契約」が交付決定のあとにあり、補助の対象の作業より前に来ているか。
• 3つの一致：計画書・スケジュール図・見積で、作業の範囲と順番がそろっているか。
• 相見積と有効期限：発注先1社あたりの合計が50万円（税抜）以上なら、同じ条件の見積を交付申請までにそろえられるか。選ぶのは、いちばん安い価格を出した会社か。発注の時まで期限が切れないか。
• 業者との段取り：早い契約を求められても、契約・発注・着工の日を交付決定のあとにできるか。
• 日程の余裕：交付決定までの日数と期間の上限から逆算して、極端に短い工期・開発期間になっていないか。
• 資金：補助金が入るまでの支払いの資金を用意できるか。

まとめ

• 2つの補助金とも、補助の対象は、交付決定の日以降に契約・発注し、期間内に支払いまで終えた経費だけです。交付決定の前の契約・発注・支払いは対象外です。
• 見積や仕様書を、契約を結ばずに集めるのは準備のうちです。仕様書などの作成をお金を払って頼むなら、事前着手に当たらないか事務局に確かめます。越えてはいけない線は、契約・発注と、補助の対象にした作業を始めることです。
• 要件定義を補助の対象に入れるなら、計画書・スケジュール図・見積を「契約のあとに要件定義」の順にそろえます（D社）。
• 内装は交付申請までに相見積をそろえ、発注・着工は交付決定のあとに置き、入金までの資金も手当てします（E社）。

関連コラム

• 補助金で設備を買う前に絶対知るべき「着手制限」｜フライング発注が全額対象外になる話
• 補助金の「交付申請」とは？ 採択後にやるべきことを時系列で解説
• 【支援事例】土木会社のICT建機導入｜省力化投資補助金で『丁張り・検測・誘導』の手間を減らす計画の作り方
• 【支援事例】異業種から観光地の宿へ｜新事業進出補助金の採択と、交付申請7回の提出で見えた経費の線引き
• 【支援事例】飲食店の名物を冷凍でネット販売へ｜ものづくり補助金の採択から交付申請4回、納期遅れへの対応まで
• 新事業進出・ものづくり商業サービス補助金とは？3つの申請枠・補助額をわかりやすく解説【2026年度】
• 補助金は後払い！申請前に知っておくべき資金繰りの注意点